Comienzan los problemas de la "Ñ" en el RFC vs la "Ñ" en el IMSS

Fecha de Publicación: 23/06/2022

En seguimiento al artículo de "CFDI 4.0 ¿Deben los nombres llevar acentos o caracteres especiales?, en el que se expone la problemática que el uso de acentos y caracteres especiales puede generar dadas las potenciales diferencias entre las bases de datos de las distintas autoridades, ahora se aborda el tema del uso de la "Ñ", que ha comenzado a reportar problemas de rechazos en los trámites.

Dado que uno de los requisitos más complejos de cumplir que presenta el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en su versión 4.0 es la validación de que el nombre del receptor coincida al punto y coma con el registrado en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), los contribuyentes se están dando a la tarea de validar nombres y demás datos de registro tanto de empleados como de clientes, para estar en condiciones de emitir estos comprobantes.

Una de las dudas más comunes tiene que ver con el uso de acentos o caracteres especiales en los nombres o razones sociales.

Para el caso de los empleados esto adquiere aún más relevancia porque el nombre que quede registrado en el sistema de nóminas es el que se utilizará tanto para la generación del CFDI de nómina como para la generación de aviso afiliatorios y otras obligaciones patrones con otras dependencias, por lo que no basta confirmar que el nombre coincida con el registrado en el RFC, sino también en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y, preferentemente, con el registrado en el Registro Nacional de Población, específicamente en la Clave Única de Registro Poblacional (CURP).

Uso de caracteres especiales

En el artículo referido al inicio del presente se explica cómo la normativa mexicana vigente obliga a las instituciones públicas a registrar los nombres de las personas en mayúsculas y sin acentos, pero sí respetando el uso de la "Ñ". Esto es, para las personas en cuyos nombres o apellidos contengan la letra "Ñ", esta deberá utilizarse para el registro.

Esta disposición está en vigor desde 2009, lo que significa que antes de ese año la forma de registrar los nombres con "Ñ" no estaba homologada y quedaba al arbitrio de la entidad gubernamental e, inclusive, del funcionario capturista en turno.

Aceptación de la "Ñ"

Actualmente resulta claro que tanto el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) aceptan el uso de la Ñ en sus sistemas y bases de datos, y así lo señalan sus diversos instructivos para el reporte de información.

En el caso del IMSS, en su instructivo de uso de la plataforma "IMSS Desde Su Empresa" (IDSE) claramente señala que la letra Ñ puede incluirse.

Rechazos por diferencias en el nombre

Ahora que los patrones están actualizando la información de sus empleados homologando sus datos con aquellos contenidos en el RFC, resulta que los avisos afiliatorios al IMSS (alta, baja o modificación de salario) que los sistemas de nómina generan de manera automatizada, están siendo rechazados por el Seguro Social puesto que ahora el nombre registrado en base de datos no coincide con el registrado en el IMSS.

Gran parte de este problema se debe al uso de la "Ñ". Como se ha indicado, anteriormente los nombres no eran capturados en el IMSS con esta letra, pero como ahora en el RFC sí se utiliza, existe esta falta de concordancia entre los datos del RFC y los del IMSS.

Los patrones que han realizado los esfuerzos por actualizar los datos de sus empleados conforme al RFC ahora enfrentan este problema de que sus avisos al IMSS están siendo rechazados, lo que resulta en avisos no presentados o presentados fuera de tiempo con el consecuente incumplimiento o la causación de cuotas que no deberían proceder porque los avisos no fueron presentados en tiempo.

Es claro que las diferencias en nombres no son exclusivamente por el uso de la "Ñ", sino que pueden ser de otra índole, pero muchos de los casos de rechazo que se están reportando son por esta razón.

Alternativas

La solución más ortodoxa es que los trabajadores realicen un trámite ante el IMSS para corregir o actualizar su nombre, trámite que se sabe es algo burocrático y se lleva tiempo, por lo que no parece una solución de corto plazo.

Una solución práctica es tener, en el sistema de nómina, dos campos para nombres: Uno, el nombre fiscal registrado en el RFC, y el segundo, el nombre para efectos de trámites de seguridad social. El sistema se programaría para utilizar cada nombre según el trámite que se va a realizar. Aunque es una solución práctica no es recomendable ni siquiera desde el punto de vista de sistemas, pues provocará inconsistencias y potenciales problemas, aunque es una salida a este problema en el corto plazo.

Comentarios finales

Como puede apreciarse, la situación no es simple, y sería conveniente y necesaria la intervención del IMSS para apoyar en la resolución de este problema que puede escalar a altas dimensiones, según el número de personas que se encuentren en esta situación.

Esta es sólo una de muchas problemáticas que está generando la nueva validación de datos del CFDI que, como se ha mencionado, representan un retroceso en términos de agilidad de sistemas y de desarrollo de negocios, y que no tienen una finalidad clara ni justificada.

Se recomienda que los patrones comiencen ya la revisión de los nombres de sus trabajadores tanto en el RFC como en el IMSS y, en su caso, definir un plan de acción para que los trabajadores puedan actualizar sus datos, a reserva de que sea el propio IMSS quien tome alguna acción en este sentido.

Fuente: Fiscalia